Pogoji uporabe in politika zasebnosti

1. Kdo stoji za aplikacijo

Aplikacijo Potni nalogi upravlja Key Key, Klemen Kladnik s.p., Koper, Slovenija. V nadaljevanju »mi« ali »upravljavec«.

Za vsa vprašanja o podatkih — vpogled, popravek, izbris, izvoz, preklic privolitve — pišite na prodaja@keykey.si. Na zahtevo odgovorimo najkasneje v enem mesecu.

2. Kaj aplikacija je in kaj ni

Aplikacija je pripomoček za izračun in evidenco potnih stroškov: kilometrine za službene poti in prevoz na delo, dnevnic ter dodatnih stroškov, z izpisom potnega naloga na format A4.

Aplikacija ni:

• računovodski servis niti nadomestilo zanj,
• davčno, pravno ali kadrovsko svetovanje,
• uradna evidenca po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti,
• zagotovilo, da bo obračun sprejet pri davčnem ali drugem nadzoru.

Privzete stopnje kilometrin in dnevnic izhajajo iz Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, veljavne ob izdelavi aplikacije. Stopnje se spreminjajo, kolektivna pogodba ali interni akt delodajalca pa lahko določa drugačne zneske. Zato so vse stopnje v aplikaciji nastavljive in jih mora uporabnik preveriti sam.

3. Omejitev odgovornosti

Upravljavec ne odgovarja za:

• napačne ali nepopolne izračune, ki so posledica napačnega vnosa, napačno nastavljenih stopenj ali napačne izbire vrste poti;
• razliko med izračunom v aplikaciji in zneskom, ki ga prizna delodajalec, računovodstvo, naročnik ali davčni organ;
• posledice zavrnjenega ali popravljenega obračuna, odmerjene davčne obveznosti, obresti ali globe;
• izgubo podatkov zaradi izbrisa podatkov brskalnika, izgube naprave, pozabljenega gesla ali izpada storitev tretjih ponudnikov;
• nedostopnost aplikacije, saj se ta ponuja »takšna, kot je«, brez jamstva za neprekinjeno delovanje.

Preden obračun oddate, preverite izpis — razdalje, ure, stopnje in seštevke. Za pomembne obračune priporočamo posvet z računovodjo.

Nič v teh pogojih ne izključuje odgovornosti upravljavca za namen ali hudo malomarnost niti pravic, ki jih ima potrošnik po prisilnih predpisih in jih ni mogoče omejiti s pogodbo.

Podatki o tretjih osebah

Če v aplikacijo vnašate podatke o svojih strankah ali zaposlenih (naziv stranke, naslovi obiskov, imena voznikov), ste za te podatke upravljavec vi. Sami odgovarjate, da imate za njihovo obdelavo pravno podlago in da ste te osebe ustrezno obvestili. Mi te podatke obdelujemo le po vaših navodilih, da vam lahko prikažemo storitev.

4. Kateri podatki se obdelujejo

Aplikacije ne uporabljamo za analitiko obiska, oglasno sledenje ali profiliranje. Samodejnega odločanja s pravnim učinkom ne izvajamo.

5. Kdo podatke obdeluje za nas

Za delovanje aplikacije uporabljamo naslednje ponudnike, ki nastopajo kot obdelovalci in podatke obdelujejo izključno po naših navodilih in za namen delovanja aplikacije:

Vsebinski podatki — vaše poti, vozila in nastavitve — so shranjeni v Evropski uniji. Kjer pri ponudniku pride do prenosa podatkov izven EU, ta poteka na podlagi standardnih pogodbenih določil Evropske komisije.

Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim za njihove lastne namene. Razkrijemo jih le, če to zahteva zakon ali pristojni organ.

6. Piškotki in lokalna shramba

Aplikacija ne uporablja piškotkov za sledenje, analitiko ali oglaševanje. Zato tudi ni pasice za privolitev v piškotke — po predpisih je ta potrebna samo za nenujne piškotke, teh pa ni.

Uporabljata se dve vrsti nujne lokalne shrambe v vašem brskalniku:

• Prijavni žeton — da vam ni treba vpisovati gesla ob vsakem obisku. Brez njega prijava ne more delovati.
• Lokalna kopija vaših podatkov — da aplikacija deluje tudi brez internetne povezave in da se ob zamiku omrežja nič ne izgubi.

Oboje ostane v vašem brskalniku in se ne pošilja tretjim. Če aplikacijo uporabljate brez računa, ostanejo vsi vaši podatki samo v tem brskalniku — do njih nimamo dostopa, prav tako pa jih ne moremo obnoviti, če počistite podatke brskalnika.

7. Kako dolgo hranimo podatke

• Podatki računa in poti — dokler imate račun. Po zahtevi za izbris jih odstranimo v 30 dneh; iz varnostnih kopij izginejo najkasneje v 30 dneh po tem.
• Zapis privolitev — do dve leti po prenehanju računa, da lahko dokažemo, na kaj ste pristali in kdaj.
• Tehnični dnevniki — po pravilih posameznega ponudnika gostovanja, običajno do 30 dni.

Aplikacija ni namenjena hrambi vaše davčne dokumentacije. Za zakonsko predpisano hrambo obračunov poskrbite sami — izvozite PDF ali CSV in ju shranite pri svojem računovodstvu.

8. Vaše pravice

Po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) in Zakonu o varstvu osebnih podatkov imate pravico do:

• dostopa do svojih podatkov in kopije,
• popravka netočnih podatkov — večino lahko popravite kar v aplikaciji,
• izbrisa podatkov in računa,
• omejitve obdelave in ugovora obdelavi,
• prenosljivosti — v Nastavitvah je gumb za izvoz vseh vaših podatkov v datoteko JSON, kadar koli in brez zahtevka,
• preklica privolitve za obveščanje, kadar koli in brez posledic za uporabo aplikacije.

Zahtevo pošljite na prodaja@keykey.si. Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito, se lahko pritožite pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, ip-rs.si.

9. Obveščanje o novostih

Ob registraciji lahko ločeno in prostovoljno privolite, da vam Key Key s.p. občasno pošlje sporočilo o novostih v aplikaciji ali o drugih svojih izdelkih.

10. Varnost

• Promet med brskalnikom in strežniki je šifriran (HTTPS).
• Gesla so shranjena zgolj v šifrirani obliki; tudi mi jih ne vidimo.
• Ločevanje podatkov med uporabniki je uveljavljeno na ravni baze (Row Level Security), ne le v aplikaciji — tudi ročno spremenjen zahtevek ne more prikazati tujih podatkov.
• Priporočamo dolgo, edinstveno geslo in uporabo upravitelja gesel.

Če kljub temu pride do kršitve varnosti osebnih podatkov, ki bi lahko povzročila veliko tveganje za vaše pravice, vas o tem obvestimo brez nepotrebnega odlašanja.

11. Cena in razpoložljivost

Aplikacija je v tej obliki brezplačna. Ponujena je »takšna, kot je«, brez zagotovljene razpoložljivosti in brez jamstva za neprekinjeno delovanje.

Če bomo storitev ukinili ali del funkcij prenesli v plačljivo različico, vas o tem obvestimo najmanj 60 dni vnaprej, da lahko podatke izvozite. Brezplačnost ne zmanjšuje naših obveznosti po predpisih o varstvu podatkov — te veljajo enako.

12. Če vnašate podatke drugih oseb

Kadar v aplikacijo vnašate osebne podatke drugih ljudi — svojih zaposlenih, sodelavcev ali kontaktnih oseb pri strankah — ste za te podatke upravljavec vi, mi pa smo obdelovalec, ki jih obdeluje po vaših navodilih.

Za tak primer velja Pogodba o obdelavi osebnih podatkov po členu 28 GDPR. Je Priloga 1 k tem pogojem in postane zavezujoča z istim sprejemom ob registraciji — ločen podpis ni potreben. Kopijo prejmete po e-pošti, kadar koli pa je dostopna tudi na navedenem naslovu.

Če aplikacijo uporabljate izključno zase in vanjo vnašate samo svoje poti, te pogodbe ne potrebujete in za vas nima učinka.

13. Spremembe pogojev

Pogoje lahko spremenimo, kadar se spremeni delovanje aplikacije, seznam obdelovalcev ali zakonodaja. Datum in različica sta navedena na vrhu te strani. Ob vsebinski spremembi vas obvestimo po e-pošti ali ob prijavi v aplikacijo in po potrebi znova zaprosimo za soglasje.

Za te pogoje in za razmerje med vami in upravljavcem velja pravo Republike Slovenije. Morebitne spore rešujemo sporazumno; če to ne uspe, je pristojno sodišče v Kopru, kar ne posega v pravico potrošnika do sodišča po kraju njegovega prebivališča.